メールの作成と送信 (最終更新 H10.04.11)

メール作成の基本

メールは予めOffLineで作成し、出来上がったらダイアルアップ接続して送信しましょう。
OnLineで作成するのは、電話代の無駄になります。

ただし、InternetでファイルのDownLoad中とかの場合は、逆にこの時間を利用しましょう。

何れにしても、電話代が無駄にならないよう気を付けてください。

1.メール作成の準備

「Internet Mail」を起動します。インターネットの閲覧をしている時は[メール]を、それ以外の時はデスクトップの「ショートカットアイコン」をクリックします。すると下のような画面が表示されます。

  フォルダは何になっていてもかまいません。
  左端の「作成」をクリックしましょう。
  

 

  このように「メッセージの作成」画面が表示されます。この例では、「署名」は設定していません。
  

 

2.メールの作成

(1)宛先・CC 

[abc123z@hjk.or.jp]などと、メールアドレスを入力します。メールアドレスは半角英数です。
「アドレス帳」に登録しておけば、メールアドレスを毎回入力する必要はありません。
よく発信する宛先は、アドレス帳に登録しておきましょう。

  「宛先:」の右の「封筒のアイコン」をクリックして下さい。
  

  アドレス帳が開きます。「受信者の選択」と表題が付けられています。

  ここで、宛先の「名前」をクリックして、表示を反転させます。
  


  宛先:本来の宛先を指します。
  CC:カーボン・コピーの頭文字で、複写を届ける相手先です。つまり、「ご参考までに」です。

  [OK]をクリックすると、「メッセージの受信者」欄の「宛先」の項に設定されます。

  

  宛先・CC共に複数個の指定が可能です。また、登録の順は特には定められてはいませんので、
  思い出しながら、考えながら「宛先」なり「CC」なりに登録して下さい。
  また、本文作成中など後からでも、追加したり、削除したりできます。

  ここでご注意です。

宛先・CCに指定した送信先は、指定した全ての受信者が目にすることが出来ます。つまり、自分のほかに誰にこのメールが発信されているかが分かるのです。複数指定できることは、同じメールを一度に発信できる便利さの一方で、「なんでこの人にまで知らせなきゃなんないの」と余計なトラブルを起こすことも考えられます。十分、ご注意ください。最近は、BCC(ブラック・カーボン・コピー)機能があって、宛先やCCには知られずに届けることができるソフトも出てきています。

  画面は、「メッセージの作成」に戻ります。宛先が設定されました。

  

 

(2)件名

件名は、基本的に次のことを守って下さい。

半角英数を使用する。


Internet Mail同士ですと全角漢字を使用しても文字化けは起らないようですが、他のソフトとのやり取りでは文字化けの危険性があります。もし、件名が文字化けを起こし、誰からどんな内容のということが分らなくなったら困ります。
半角でも特殊記号・カナは使用してはいけません。

内容が分るようなものにする。

どこの誰から、どのような内容のものが送られたのかが、分るようにしてください。沢山のメールを受信した時に、重要度の高いものから順に開封するための判断は、件名を見るしかありません。
また、会社などでメールアドレスが共通使用の場合は、誰宛のメールであるかが分るよう部課名・相手氏名も書いておきましょう。

  

 

  ここでは、「to ・・・・」「from ・・・・」「表題」 の順に示しました。
  

  「ご参考までに(お忙しければ、後から読んでもらってもいいですよ)」は、FYIと書きます。
  FYI:For Your Information(ご参考までに)の頭文字です。

 

(3)メール本文

メール本文作成の注意事項

内容は簡潔に


電話・FAXは送信者(ダイヤルをした方)が、回線使用料金の全額を負担します。だからといって、長電話・大量ページのFAXは困りますが。
メールの場合は、「メールサーバー(郵便局の私書箱のようなもの)」へメールを取りに行くのは、相手さんです。つまり、相手さんが 「プロバイダとの接続料金・電話の接続料金」を払うわけです。
ダラダラメール・長々メールは禁物です。

言葉(文字)遣いに気を付けて

電話では「声の調子・間の取り方」で言葉(文字)以外のものも伝わりますが、メールは文字だけです。したがって、表現には十分気を付けて下さい。特に、お断り(No)の場合は、なるべく柔らかく表現しましょう。また、「はい」「いいえ」どちらにも取れる言葉、例えば、「結構です」の場合、「はい」を意味するのでしたら、「たいへん結構です。」などとしましょう。「いいえ」の場合は、「この度は、ご遠慮いたします。」などと。

場合によっては、「(笑い)・(プンプン)・(涙)・(ルンルン)・(万歳!)・(ため息)」など、こころの動きを表現する言葉をいれるのもよいでしょう。パソコン通信では絵文字を作って表現しています。例えば、(^^;、(^o^)、(^^)/、(^_^;,(^-)、(=^_^=) ・・・・。最初のは(笑い)らしいです。

メールの言葉の行き違いで、 「喧嘩・トラブル」になった例は、いくらでもあります。注意にし過ぎはありませんから、念のため。
  

 

3.メールの送信準備

左端の「送信のアイコン」をクリックします。
  

「送受信」を指示するまで、「送信トレイ」に保存していますとの注意書きが、下のように表示されます。送信トレイに一時保存されていることを忘れないで下さい。このままでは、いつまで経っても相手にメールは届きませんヨ。気を付けて下さい。

「OK」をクリックして下さい。なお、「今後、このメッセージを表示しない」に、チェックは付けない方がよいでしょう。
  

 

「送信トレイ」を開けてみましょう。フォルダの右の[▼]をクリックし、[送信トレイ]をクリックすると、作成したメールがありますね。

  

この状態でも、[ファイル][開く]を実行すれば、「宛先・CC」「件名」「本文」の再編集ができます。
出来れば、もう一度読み直して、おかしなところがないかチェックして下さい。送信してからでは遅いですから。

 

4.メールの送信

「送信トレイ」に送信可能なメールがあれば、いよいよ「送信」です。
[送受信]をクリックしましょう。

この例では、「送信トレイ」を開き内容の確認をしましたが、作成内容に間違いがないと確認できていれば、「フォルダ」が゙「送信トレイ」になっている必要はありません。

プロバイダーとの接続が未だの場合は、接続用の画面が表示されますので、「OK」をクリックします。
HP(ホームページ)閲覧中の場合や、会社などで専用線接続している場合は、当然、直ちに送信が開始されます。

ここからは、プロバイダーへのダイヤルアップ接続の説明です。
  

 

  接続状況が、下のように表示されます。
  

 

  アリャ!? これは一体なんですか?
  

これは、何らかの原因でプロバイダーと接続できない時に出ます。元々、メールもテストをしOKになって使用していますので、その後、設定を変更したり、何か訳の分らないことをやっていない限り、このような表示は出ません。
少し時間をおいてから、やり直してみましょう。

下の表示は、送信しようとしたのですが、送信サーバー(発信郵便局)のアドレスが間違っていた場合です。
  

  [OK]をクリックします。設定をもう一度チェックしてください。

  送信しようとしたのですが、上の理由で送信できませんでした。その確認です。
  

  [OK]をクリックします。

正常に通信が行われた時の表示です。「ユーザー名とパスワードを確認しています・・」 もうすぐ繋がりそうですね。
  

 
  ユーザー名などが確認されると、「送受信」の開始です。

「送受信」が始まりました。
まず、作成したメールの送信です。1/1は、1通の内の1通目の意味です。2/3は3通の内の2通目になります。
  

 

  送信が終わると、つづいて、受信メールを探します。「新着メッセージ」と云う表現を使っています。
  下はその表示です。
  

 

もし、新着のメールがあれば、下のように取り込んで、「受信トレイ」に置きます。チェックして、新しいメールがなければ、「新着メッセージはありません」と表示されます。
  

「受信メールの開封」などは、別の項で説明します。

 

5.回線の切断

さて、メールの送受信が終わると・・・・
ホームページ閲覧中や専用線接続の場合は関係ありません。これで、お終いです。

ダイヤルアップ接続の場合の切断方法がいろいろありますので、気を付けてください。
使用中のインターネットがどの方法なのか、確認して下さい。

ホームページの閲覧をしないでメールの送受信のみを行った場合は、電話回線が「切断」されているかの確認を必ずしてください。

a.自動的に切断する
  確実をきするため、接続中の表示がないか、もう一度確かめて下さい。

b.切断を促しています
  

 

「はい」をクリックして、回線を切って下さい。

c.接続されたまま
  気が付かず、そのままにしておくと、この例のように繋がったままで、電話代がもったいないですよ。
  メールは通常は数秒から、大きなファイルを添付した場合でも1分もあれば終わります。

必ず、「切断」をクリックして下さい。
  

 

さて、メール終了時に、何らかの理由で送信トレイにメールが残っている場合は、次のような画面が表示されます。
  

ここでは、[いいえ]をクリックして、内容を確認してください。
慌てて送信すると、取り返しがつきませんヨ。

 

クドイようですが、「切断」はくれぐれもお忘れのないように !

改3 平成10年 4 月11日(1998)
改2 平成10年 4 月 4 日(1998)
改1 平成10年 3 月28日(1998)
作成 平成 9 年 6 月24日(1997)

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