送受信したメールの整理と保存 (最終更新 H10.05.02)

メールの送受信を行なうと、

「Internet Mail」 にどんどんとメールが溜まっていきます。
ここでは、溜まったメールを整理したり、残しておきたいメールを保存する方法を説明します。

1. 「Internet Mail」の4つのフォルダ

  もう既に、ご存知と思いますが、「Internet Mail」のフォルダの構成について説明しましょう

  ここに、受信メールがあります。フォルダは「受信トレイ」ですね。他にどんなトレイがあったか思い出せますか。
  「送信トレイ」「送信・・」
  それを改めて確認しましょう。

  フォルダ名の右にある[]を押してください。
  

 

  下のようになりましたか。
  

  4つのフォルダがありますね。上から 「削除済みアイテム」「受信トレイ」「送信トレイ」「送信済みアイテム」です。
  この4つの名前を覚えておいてください。

  それに、整理をするのに「削除」アイコンを使います。右上に「χ」印がありますから、これも覚えておいてください。

 

2.メールの整理

(1)送信メール

  「メールの作成と送信」を思い出してください。

  メールを作成し、送信すると、まず「送信トレイ」に保管されました。「送受信」を実行すると・・
  アッ、その後のことはまだ説明していませんでした。ゴメンナサイ。でも、上の説明でお分かりですね。

  そうです。「送受信」を実行すると「送信済みアイテム」に保存されています。
  あなたの「送信済みアイテム」を開いてごらんなさい。たくさんのメールが溜まっていませんか。

  不要のメールがあれば、そのメールをクリックして、文字を反転させましょう。ただちに、本文が表示されます。
  内容を確認した上で不要であれば、[削除]をクリックしてください。
  これで、「送信済みアイテム」の整理が出来ます。

  エッ、大事なメールを間違って削除した。困りましたね・・

  でも、ご安心を!

  デスクトップの「ごみ箱」と同じ役割の「削除済みアイテム」フォルダがあります。そこを開けてください。
  ありましたね。これで一安心。

(2)受信メール

  「受信トレイ」は如何ですか。このフォルダも整理しましょう。
  内容を確認した上で不要であれば、[削除]をクリックしてください。

  「削除済みアイテム」に移動します。

(3)削除済みアイテム

  このフォルダの整理は気を付けてください。ここで削除するとホントに消えてしまいますよ。
  しかし、ご心配はいりません。「ごみ箱」と同じように下のような表示が出ます。
  

  [はい]をクリックすれば、今度はホントになくなります。

(4)おさらい 送受信メールの流れ

  1)送信メール
    作成→[送信]→「送信トレイ」→[送受信]→「送信済みアイテム」→[削除]→「削除済みアイテム」→[削除]→完全削除

  2)受信メール
                  [送受信] → 「受信トレイ」 → [削除]→「削除済みアイテム」→[削除]→完全削除

  お分かり頂けましたか。

 

3.メールの保存

不要なメールを整理して完全消去しても、時が経つとともにフォルダには残しておきたいメールが溜まってしまいますね。
これを整理するには、自分のパソコンのハードディスクにフォルダーを作成するか、専用のフロッピーに保存しましょう。
保存が確認されれば、
「Internet Mail」からは完全消去してしまいましょう。

特に重要なメールは、ある意味で誰の目にも触れる危険性の高い「受信トレイ」にそのまま置いておくのではなく、専用の
フロッピーディスクに保存し、しっかりと管理しておきましょう。

 

  この操作は、実に簡単です。今までに「ワープロ」や「表計算」のデータを保存していますね。
  それと同じです。

  保存したいメールを表示して、[ファイル][名前を付けて保存]をクリックします。
  

 

  ここでは、「受信メール」というフォルダに保存することにします。
  既に、ひとつメールが保存されています。
  

  「ファイル名」はメールの件名が自動的に付けられます。
  この例ではこのまま保存することにしますが、半角英数のファイル名を分かり易いものに変更したり、
  相手先や日付などを入れたファイル名にするなどの工夫をしてください。

  ファイル名が確定したら、[保存]を押してください。

 

4.保存したメールを開けてみましょう。

  

 

  「To Mr YUFUIN・・・・」をダブルクリックすると、下のようにメールが開きました。
  


  これで、自分自身が管理しているフォルダやフロッピーから、いつでもメールが読めることが分かりましたね。

5.ホントに「完全削除」ですか ?

  2項で、『「削除済みアイテム」で削除しようとすると、下のような画面が出て、[はい]をクリックすれば、
  今度はホントになくなります。』と、説明しました。
  

  実は、そうではないのです。表向きの仕組みではこのようになっていますが、まだ、消えてはいないのです。
  このことを知らないあなたのHDDの空き容量はどんどん減っているのです。

詳しくは、「メールフォルダのコンパクト化」と題して、別に説明致しましょう。是非、ご覧ください。

改1 平成10年 5 月 2 日(1998)
作成 平成10年 4 月12日(1998)

Copyright 1998-2000 Non-Chan Osaka,Japan

 

 「パソコンってむずかしいネ」のメニューに戻ります